外包往往給人一種不確定感，對於專案內容的目標管理以及成果，都仰賴著好的溝通模式，方能事半功倍，我總聽到許多企業抱怨，來承接案子的接案者，雖然很專業，但是因為不擅長溝通，往往拖過了許多寶貴的時間。但也因為面對外包人員總不能像對待自家員工一樣，坐在身旁緊盯、叮嚀，因此如何有效的與外包接案者溝通，更是我們外包人員的課題之一。
以下提供兩點重要的方式：第一，親自溝通，面對外包人力無法至公司親力親為的工作，有時透過信件的往返，往往容易以各自的方式解讀，往往造成專案進行的困擾，因此，當您外包了專案之後，務必請接案者親自到公司來一趟，並將準備好所有要交待的文件備妥，用相同的語言及紀錄下，達成親自溝通。
即使要修改任何的文件，假設無法親自前往，也要能使用網路通訊軟體（skype、Msn…等）或電話，然後依照文件上的指示親自說明一次，並詳加確認外包人員的理解程度。
第二，當然就是即時的紀錄與備檔，當您與外包人員透過各種方式溝通後，務必要將當日會議所有的紀錄，以電子檔方式郵寄予對方，並嘗試用清晰的條列當日的所有細節，再次向外包人員確認此事，並請他回執確認收到或提出當日尚未瞭解的內容或疑問，另外再加以討論。
很多人問我，為什麼已經確認過，還是要有電子信件的往返來確認呢？簡單的說，因為怕對方賴皮！很多接案者的習慣養成並沒有真的很成熟，特別是偶爾兼差的人員，可能因事忙碌就會忽略，反而造成驗收時漏東漏西，甚至無法結案。因此作為一個專案管理者，提醒您的外包人員，也是提醒自己的一種方式喔。
溝通的方式有很多種，避免外包接案也面臨卡卡症，最佳的方法，就是不要偷懶，該做的溝通與整理，當然另外心平氣和溝通與對外包人員的目標管理，都是專案管理人員相當重要的功課，想要成為一個專業的專案管理人員，切記上述兩個心法，您一定可以有效掌握外包卡卡的疑難雜症！
JCASE外包網網站經理楊順弼
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